W odpowiedzi na dotychczasową korespondencję mailową, odnosząc się do
poruszonego przez Pana problemu dotyczącego nowelizacji przepisów Kodeksu
postępowania administracyjnego, wprowadzających – obok pisemnej i ustnej –
elektroniczną formę załatwiania spraw, poniżej przedstawiamy stosowne
wyjaśnienia.
W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, iż przedmiotowa zmiana
wprowadzona została ustawą z 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz
niektórych innych ustaw (Dz. U.nr 40, poz. 230). Zgodnie z brzmieniem
znowelizowanego art. 14 §1 KPA „sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub
w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z 17 lutego
2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania
publiczne, doręczanego środkami komunikacji elektronicznej”. Dotyczy to nie
tylko wydawania decyzji administracyjnych, ale także postanowień, zaświadczeń
czy załatwiania spraw wnoszonych w ramach postępowań wnioskowych i
skargowych. Wybór, co do tego w jakiej formie prowadzone będzie postępowanie
administracyjne, należy do strony, co potwierdza nowe brzmienie art. 63 §1
KPA. Należy jednak zaznaczyć, iż prowadzenie postępowania administracyjnego w
formie dokumentu elektronicznego możliwe jest przy spełnieniu warunków
określonych § 3a powołanego przepisu KPA. Zgodnie z jego treścią dokument
taki powinien być uwierzytelniony za pomocą bezpiecznego podpisu
elektronicznego albo profilu zaufanego ePUAP oraz zawierać dane w ustalonym
formacie, zawartym we wzorze podania, określonym w odrębnych przepisach,
jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.
Z uwagi na powyższe, zasadnym jest twierdzenie, iż wskazane przepisy
nie mają zastosowania w Pana sytuacji, bowiem uczestnikiem e- postępowania
mogą być tylko osoby posługujące się bezpiecznym podpisem elektronicznym lub
posiadające profil zaufany ePUAP.
Należy ponadto nadmienić, iż zgodnie z brzmieniem art. 39.1 § 1 KPA
doręczenie za pomocą środka komunikacji elektronicznej może nastąpić
skutecznie, gdy strona lub inny uczestnik postępowania wyrazili zgodę na ten
sposób (metodę) doręczeń. Wyrażenie zgody zatem ma miejsce, gdy strona lub
inny uczestnik postępowania wystąpią do organu administracji publicznej o
"doręczenie" lub gdy po otrzymaniu informacji o tym, że mogą odebrać dokument
w formie dokumentu elektronicznego, wyrażą na to zgodę. Gdyby przyjąć, że
adresat pisma jest usługobiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o
świadczeniu usług drogą elektroniczną to do zgody, o której mowa cytowanym
przepisie należy stosować wymagania określone w art. 4 ust. 1 tej ustawy, a
mianowicie zgoda ta nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia
woli o innej treści oraz może być odwołana w każdym czasie.
Należy przy tym podkreślić, że przepis art. 39¹ KPA jest adresowany
tylko i wyłącznie do organów administracji publicznej w zakresie konieczności
dostarczania pism przy zastosowaniu środków komunikacji elektronicznej w
przypadku zaistnienia wyżej opisanej sytuacji. Niniejszy przepis nie jest
natomiast adresowany do strony postępowania i nie zawiera informacji
dotyczących wymogów jakie powinny spełniać pisma wnoszone do organu
administracji publicznej. Kwestię tą reguluje natomiast m.in. Rozporządzenie
Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg
i wniosków z dnia 8 stycznia 2002 r. (Dz.U. Nr 5, poz. 46).
Zgodnie z § 5 niniejszego Rozporządzenia „skargi i wnioski mogą być
wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty
elektronicznej, a także ustnie do protokołu.” Mając to na względzie Zarząd
Transportu Miejskiego umożliwia pasażerom wnoszenie skarg i wniosków m.in. za
pomocą poczty elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że bez względu na
sposób ich złożenia, zgodnie z § 8 przedmiotowego Rozporządzenia: „Skargi i
wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego
pozostawia się bez rozpoznania”. Wskazanie osoby, od której pochodzi
skarga/wniosek oraz jej adresu to elementy, które zostały uznane za niezbędne
dla indywidualizacji strony, czyli jej oznaczenia i możliwości ustalenia
miejsca jej pobytu, celem nawiązania z nią kontaktu. "Wskazanie osoby" to - w
odniesieniu do osoby fizycznej - co najmniej podanie jej danych personalnych
(nazwiska i imienia czy imion), a gdy chodzi o osoby prawne i inne jednostki
organizacyjne - podanie pełnej nazwy i siedziby (miejscowości). Wskazanie
adresu wiąże się z oznaczeniem dokładnego miejsca zamieszkania lub pobytu
osoby albo znajdowania się siedziby (określenie nie tylko miejscowości, ale
również nazwy ulicy, jeśli taka jest wprowadzona, numeru domu, budynku czy
lokalu).
Ponadto należy zauważyć, iż pojęcie „adresu” nie jest tożsame z
pojęciem „adresu elektronicznego”, które zgodnie z art. 2 pkt 1 Ustawy o
świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. stanowi
„oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za
pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty
elektronicznej”. Przyjmuje się tutaj szeroką definicję adresu
elektronicznego, może być nim na przykład adres e-mail, adres strony
internetowej, adres IP komputera.
Tym samym warto podkreślić, że gdyby ustawodawca dopuszczał możliwość
umieszczenia w skardze lub wniosku imienia, nazwiska oraz adresu
elektronicznego, z uwagi na spójność całego systemu prawa, byłoby to
uwzględnione w przepisach Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie
organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

§ 9. 1. Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego lub w art. 168 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa.

Art. 39-1. § 1. Doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania:

1) wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie (...) jej pism za pomocą tych środków.

Art. 23. 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

uważam żądanie podania adresu zamieszkania (siedziby) za nieuprawnione - o ile zażyczyłem sobie udzielenia odpowiedzi na adres email.